入职:EDI项目成功的关键

作者:Comarch业务解决方案经理Karolina Piotrzkowska。

加入业务合作伙伴是任何EDI项目中的关键步骤。确实,可以说这是最重要的,因为如果业务合作伙伴没有连接并且不能有效地交换消息,那么技术上完善的EDI解决方案将毫无价值。考虑到问题的复杂性,本文介绍了该过程中最重要的方面,以帮助您增加EDI项目成功的机会。

入职策略

两种最常见的入职策略是大爆炸和分阶段进行。选择最合适的人选会对入职过程产生重要影响。如果您选择 ‘big bang’ mode (一次为所有合作伙伴上线并同时发送所有类型的消息),为避免延误和预算超支,对此阶段进行仔细计划绝对至关重要。

分阶段策略另一方面,这将延长项目所需的时间,但可以更好地控制流程,并具有更大的灵活性和能力来适应项目进度。实际上,可以在每个阶段之后进行更正,以优化后续阶段的部署。为了针对这种策略将合作伙伴分为几类,可能需要考虑几个标准:地理范围,数量,您的业务优先级等等。也可以混合标准。如何执行取决于您的特定情况。

责任分工

您和您的EDI提供者之间必须非常清楚地定义各种项目行动的职责。可以通过两种主要方式来实现职责划分:部门划分模型和外包模型。

在分割模型中,您可以管理流程的业务方面(向合作伙伴介绍项目和EDI提供者,时间表和期限的描述,检索和检查联系数据等)。 EDI提供商仅会涉及技术部分,获取技术信息和EDI通信的配置。由于您和合作伙伴之间已经存在关系,因此该模型可提高入职流程的效率。

在外包模式中,您将入职业务合作伙伴的整个过程委托给您的EDI提供者。所有通信均由提供商进行。这种解决方案的优点是,您不必占用管理EDI项目的资源。缺点是,由于您的合作伙伴不了解EDI提供者,因此他们有时不愿合作并提供必要的信息。当然,您仍然可以参与该过程。

入职方法

为项目选择正确的入职方法取决于您的目标,优先级以及在项目范围内与合作伙伴的关系。入职的主要方法有两种:积极进取和软着陆。

进取的方法 涉及设定目标合作伙伴的入职期限。这个截止日期必须是最后且不可改变的。此外,您别无选择。从选择的日期开始,旧的消息交换过程将停止,并且唯一的通信方式就是EDI。当然,这种方法并非总是可以实现–这一切都取决于您与业务伙伴的关系。

为了减轻这种方法并使合作伙伴更轻松,建议他们选择通过Web应用程序连接到EDI解决方案的方式,以防万一他们没有准备好在到期日完全集成。这将使您的合作伙伴有时间完成集成所需的内部更改,同时确保按时实施EDI交换。 Web应用程序在这里用作备份。

另一方面, 软方法 前提是合作伙伴的积极动机,对于没有及时入职的人不会有任何惩罚。此外,您的合作伙伴还有机会推迟入职时间,甚至可以继续使用其他交流流程。当然,与积极的方法相比,这种方法通常会降低入职率。

当然可以将这两种方法混合使用–对于某些业务合作伙伴,可以选择积极的方法,而对于另一些业务合作伙伴,可以选择软性的方法。

选择入门时要考虑入职 EDI提供者

选择的EDI解决方案要适应合作伙伴的IT成熟度,这一点很重要。交换大量消息的较大的合作伙伴可能具有实施的手段 完全整合。但是,如果完全集成是唯一的选择,则交换少量消息或仅在技术上还不成熟的较小的合作伙伴不太可能转向EDI。在这种情况下,最好使用网络替代方法,即EDI门户, 基于网络的应用 可通过Internet浏览器访问,而无需配置通信通道或与ERP系统集成。

此外,如果您有很多合作伙伴加入,则可以选择 自我入门门户。顾名思义,这使希望在自己身上交换EDI消息的合作伙伴无需任何帮助台干预。对于有大量合作伙伴加入的EDI项目,这种解决方案通常可以节省时间,并且效率更高。

选择EDI提供商时需要注意的另一点是其提供 项目中所用语言的入门服务’s scope。对于国际项目而言尤其如此,您的合作伙伴可能希望甚至需要以当地语言提供的联系和文档。与合作伙伴以他们选择的语言进行交流的能力提高了与EDI提供者的关系质量,最重要的是,大大降低了误解和错误的风险。

如果您的项目是全球项目,请选择在入职合作伙伴方面具有丰富国际经验的EDI提供者。此外,选择已经建立了较大规模的EDI供应商 EDI网络 将减少建立您的项目的成本。的确,如果您的业务合作伙伴中已经有一些人与选定的EDI解决方案建立了联系,那么入职将会更快,更便宜。

牢记这一点,您将为您的EDI项目增加成功的机会,从而使您的业务合作伙伴尽可能轻松愉快。

作者’s biography

Karolina Piotrzkowska是Comarch的业务解决方案经理,专门研究EDI,电子发票和MDM解决方案。有学士学位’法学学士学位和硕士学位’Karolina拥有比利时UCL的国际关系学位,负责与国际客户合作并支持全球实施。

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